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会议、活动类文件是单位决策部署、沟通协调、对外交流的直接记录，涵盖议程、签到表、讨论稿、决议、照片视频等多元载体，既是档案资源的重要组成部分，也是后续查考、追溯、总结的核心依据。这类文件具有 “产生集中、载体多样、易随时间流失” 的特点 —— 若会议活动结束后不及时整理，易出现材料散落、关键信息遗漏的问题；若即时整理与后续归档脱节，又会导致整理成果无法高效转化为规范档案，形成 “整理无效、归档混乱” 的困境。因此，做好会议活动类文件的即时整理与后续归档衔接，是保障档案完整性、提升档案利用价值的关键环节。?
一、即时整理：筑牢归档基础?
即时整理是会议活动类文件管理的 “第一道防线”，其核心目的是 “及时锁定材料、避免信息流失”。会议活动结束后（建议 24 小时内），需立即启动整理工作，而非等待集中归档阶段再处理 —— 此时参与人员记忆清晰，材料（如现场手写记录、临时分发的讨论稿）未分散，能最大程度归集完整材料。若延迟整理，可能出现 “参会人员带走材料未归还”“临时记录丢失”“视频照片因设备清理被删除” 等问题，后期再补充会耗费更多精力，甚至无法找回关键材料。此外，即时整理能提前筛选无效信息（如重复打印的草稿、未使用的议程初稿），减少后续归档时的材料筛选工作量，为规范归档奠定基础。?
二、即时整理的核心内容?
会议活动类文件的即时整理需围绕 “分类、核对、标注” 三个核心动作展开，确保材料有序化。其一，分类梳理，按 “文件类型 + 重要程度” 划分，如将文字材料分为 “核心文件”（议程、决议、签到表）、“辅助文件”（讨论稿、发言提纲）、“参考文件”（背景资料、前期汇报），音视频材料单独分类并标注对应环节（如 “开幕式视频”“小组讨论录音”），避免不同类型材料混杂；其二，核对完整性，对照会议活动流程，逐一核查是否遗漏关键材料，如会议需确认是否有 “决议签字页”“表决记录”，活动需确认是否有 “参与人员登记表”“现场照片”，发现缺失及时联系相关人员补充；其三，初步标注，在每份材料上简要标注关键信息，如 “2024 年 XX 会议 - 议程（最终版）”“XX 活动 - 小组讨论稿（A 组）”，标注需简洁明了，为后续归档编目提供依据。?
三、衔接归档的关键要点?
即时整理后的材料需通过规范衔接，平稳过渡至后续归档环节，避免 “整理与归档两张皮”。首先，建立交接台账，即时整理完成后，整理人需填写 “会议活动文件交接表”，注明材料名称、数量、载体类型（纸质 / 电子）、整理状态（完整 / 待补充），交接给档案管理人员，双方签字确认，明确责任归属；其次，统一分类标准，即时整理的分类需与单位档案管理体系的分类标准一致，如单位档案按 “年度 - 机构 - 类别” 分类，即时整理时需提前标注材料对应的年度、主办机构，避免后续归档时因分类不符重新调整；最后，明确衔接时限，即时整理材料需在会议活动结束后 1 周内移交归档（特殊情况不超过 2 周），档案管理人员接收后，需在 1 个月内完成正式编目、著录、入库，确保 “即时整理 - 移交 - 归档” 流程连贯，避免材料长期存放于过渡环节导致丢失。?
综上，会议活动类文件的即时整理是 “源头保障”，后续归档是 “规范落地”，二者的无缝衔接直接决定了这类档案的质量。只有重视即时整理的及时性与规范性，同时明确衔接流程与责任，才能让会议活动类文件真正转化为 “完整、有序、可用” 的档案资源，为单位的历史追溯、决策参考提供可靠支撑。
