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档案保管期限是档案管理的核心标尺，当档案临近规定保管期限时，并非自动进入延长或销毁环节，而是需通过系统的到期鉴定工作明确后续路径。到期档案鉴定不仅是对档案 “生命周期” 的合规收尾，更是筛选有持续价值档案、释放存储资源、降低管理成本的关键动作。其核心包含两大?？椋阂皇嵌粤俳９芷谙薜蛋傅娜娓春?，确?；⌒畔⒂胧导始壑滴奁?；二是基于复核结果，结合法规要求与业务需求，科学制定延长或销毁的决策，最终实现档案资源的高效利用与合规管理。?
一、临近保管期限档案的复核流程?
临近保管期限档案的复核需遵循 “逐层核查、全面覆盖” 原则，通常按三个步骤推进，确保每一份档案的信息真实、价值明确：?
（一）基础信息核验?
复核工作首步需确认档案基础信息的准确性，避免因信息偏差影响后续决策。档案管理部门需对照《档案保管清册》，逐份核查档案的核心信息：包括档案名称、形成单位、形成时间、保管期限设定依据、归档编号、存储位置（纸质档案的柜架编号、电子档案的存储路径）等；同时需确认档案的完整性，检查纸质档案是否存在破损、缺页，电子档案是否可正常读取、元数据是否完整，确保复核对象为 “完整且信息准确的档案”。?
（二）价值属性复核?
在基础信息无误的前提下，需重点复核档案的实际价值，判断其是否仍具备查考、凭证、合规等功能。复核维度主要包括：一是业务价值，核查档案是否与当前或未来的业务工作相关，如是否涉及未完结的项目、待处理的合同纠纷、需持续跟进的客户事项等；二是合规价值，确认档案是否符合法律法规、行业规范的特殊留存要求，如税务档案、审计资料是否需满足税务部门、监管机构的额外保管规定；三是历史价值，评估档案是否反映单位重大发展节点（如改制、并购、重大投资）、关键决策过程，或具有行业参考、历史研究等长期价值，此类档案即便临近保管期限，仍可能需延长留存。?
（三）复核结果记录?
复核完成后，需编制《临近保管期限档案复核表》，详细记录每一份档案的复核情况：包括基础信息核验结果（是否准确完整）、价值属性判定（业务 / 合规 / 历史价值是否存续）、初步处理建议（倾向延长或销毁），并由复核人员、档案管理部门负责人签字确认，形成可追溯的复核记录，为后续决策提供依据。?
二、档案延长保管的决策依据?
当复核发现档案仍具备存续价值时，需按规范启动延长保管流程，决策依据需同时满足 “合规性” 与 “必要性” 两大要求，具体包括三类情形：?
（一）法规强制要求?
若相关法律法规、行政规章明确规定某类档案需延长保管期限，无论其当前业务价值如何，均需按法规要求延长。例如，《会计档案管理办法》规定，涉及未结清债权债务的原始凭证，保管期限需延长至债权债务结清；审计档案中，若存在后续审计需参考的重大问题记录，需按审计准则延长保管期限。?
（二）业务持续需求?
档案与当前或未来的核心业务紧密相关，且需求具有明确时效性，需延长保管以支撑业务开展。例如，正在履行的长期合同对应的档案（如 10 年期合作协议），需延长至合同终止；与未完结项目相关的技术档案、进度记录，需延长至项目验收交付；涉及客户售后保障的档案（如产品保修协议），需延长至保修期限结束。?
（三）历史价值存续?
档案具有不可替代的历史记录价值，对单位发展、行业研究或社会记忆留存有长期意义，需延长保管。例如，记录单位成立、重大改革、里程碑事件的档案；反映行业技术演进、政策变迁的代表性档案；具有文化传承、历史研究价值的特色档案（如老字号企业的历史经营记录），此类档案可根据实际价值设定延长后的保管期限（如延长至永久保管）。?
三、档案销毁的决策依据?
当复核确认档案无延长保管必要时，可启动销毁流程，决策需基于 “价值灭失” 与 “合规允许”，具体依据包括三类情形：?
（一）超期且无存续价值?
档案已达到法定或单位内部规定的保管期限，且复核确认其业务价值、合规价值、历史价值均已灭失。例如，超过保管期限的普通办公通知、已完结且无后续参考价值的临时项目档案、已失效的非核心业务往来函件，此类档案无继续留存的必要。?
（二）重复冗余且可替代?
档案存在重复备份，且核心信息已被其他更完整、更规范的档案替代，销毁后不影响信息追溯。例如，同一会议纪要的多个副本（仅需留存归档版本）、已电子化并通过合规验证的纸质档案（电子档案可完全替代纸质档案功能），重复冗余的档案可按规定销毁。?
（三）合规允许且无风险?
档案销毁符合法律法规及单位内部制度要求，且不存在潜在风险。例如，已结清债权债务的会计凭证（达到保管期限且无审计、税务风险）、已过保密期限且解密的非核心涉密档案（按保密规定确认可销毁），需确保销毁前已完成必要的记录留存（如销毁清册），避免因销毁导致信息无法追溯。?
四、决策后的流程衔接?
无论是确定延长保管还是销毁，均需完成规范的流程衔接：延长保管的档案，需更新《档案保管清册》，明确延长后的保管期限、存储位置，并在档案管理系统中同步标注；启动销毁的档案，需按前文 “到期会计档案销毁” 的审批流程，编制《档案销毁清册》，经审核、审批、备案后，由专人监督销毁，确保决策落地合规、可追溯，形成到期档案鉴定的完整管理闭环。?
